Come organizzare un'intervista per un cliente: errori da non commettere

Organizzare un'intervista per un cliente è un compito cruciale per qualsiasi professionista delle pubbliche relazioni.

Un'intervista ben orchestrata può migliorare la visibilità e la reputazione di un cliente, mentre una mal gestita può causare danni irreparabili.

In questo articolo, esploreremo come organizzare un'intervista di successo per un cliente, evidenziando gli errori più comuni da evitare.

Pianificazione e preparazione dell’intervista

La pianificazione e la preparazione sono fondamentali per il successo di qualsiasi intervista.

Prima di tutto, è importante comprendere l'obiettivo dell'intervista. Questo aiuterà a determinare il tono, il messaggio e il pubblico target. Una volta chiarito l'obiettivo, si può procedere con la selezione del giornalista o del media più adatto.

Selezionare il giornalista giusto per l’intervista

È importante selezionare un giornalista che abbia esperienza nel settore del cliente e che sia rispettato e credibile. Fare una ricerca approfondita sul giornalista, leggere i suoi articoli precedenti e valutare il suo stile di intervista sono passaggi fondamentali.

Preparare il cliente alle possibili domande del giornalista

La preparazione del cliente è essenziale. È necessario fornire al cliente un briefing dettagliato sull'intervista, compresi gli argomenti che verranno trattati e le domande previste.

Organizzare sessioni di simulazione di intervista può aiutare il cliente a sentirsi più sicuro e a rispondere in modo efficace e conciso.

Inoltre, è importante ricordare al cliente di mantenere un linguaggio semplice e di evitare termini tecnici che potrebbero confondere il pubblico.

Errori da evitare durante la preparazione dell’intervista

• Mancanza di obiettivi chiari: uno degli errori più comuni è non avere obiettivi chiari per l'intervista. Senza una chiara comprensione di ciò che si vuole ottenere, l'intervista può facilmente andare fuori strada. Stabilire obiettivi specifici aiuta a mantenere il focus e a garantire che il messaggio principale venga trasmesso.
• Trascurare la ricerca sul giornalista: un altro errore frequente è non fare abbastanza ricerca sul giornalista. Conoscere il background del giornalista, il suo stile di intervista e il tipo di pubblico che raggiunge è fondamentale per prepararsi adeguatamente. Questo aiuta anche a costruire un rapporto positivo con il giornalista, il che può influire positivamente sulla copertura dell'intervista.
• Non preparare risposte anticipate: non preparare risposte anticipate alle domande più probabili è un errore che può costare caro. Anche se non è possibile prevedere tutte le domande, avere un'idea delle principali questioni che potrebbero essere sollevate e preparare risposte concise e ben ponderate può fare la differenza tra un'intervista riuscita e una fallimentare.
• Esecuzione dell'intervista: durante l'intervista, la comunicazione non verbale è altrettanto importante quanto le parole dette. È fondamentale che il cliente mantenga un atteggiamento positivo e sicuro di sé, evitando segnali di nervosismo come movimenti eccessivi delle mani o continui cambi di posizione.
• Essere concisi e pertinenti: rispondere alle domande in modo conciso e pertinente è essenziale. Risposte troppo lunghe o fuori tema possono diluire il messaggio principale e annoiare il pubblico. È importante mantenere le risposte brevi e focalizzate, cercando sempre di riportare la conversazione ai punti chiave stabiliti in fase di preparazione.
• Evitare risposte evasive: rispondere in modo evasivo o evitare completamente una domanda può dare un'impressione negativa e compromettere la credibilità del cliente. Se una domanda è difficile o scomoda, è meglio affrontarla direttamente e fornire una risposta sincera, anche se potrebbe non essere quella che si desiderava dare.

Errori da evitare durante l'intervista

• Non ascoltare attentamente: uno degli errori più comuni durante un'intervista è non ascoltare attentamente le domande del giornalista. Questo può portare a risposte inappropriate o fuori tema. È importante prestare attenzione a ogni domanda e rispondere in modo diretto e pertinente.
• Contraddire sé stessi: contraddirsi durante un'intervista può danneggiare gravemente la credibilità del cliente. È importante che il cliente sia coerente nelle sue risposte e che non cambi versione dei fatti o opinioni durante l'intervista. La preparazione anticipata e le simulazioni di intervista possono aiutare a evitare questo errore.
• Non avere una chiusura efficace: la chiusura dell'intervista è un momento cruciale per ribadire i punti chiave e lasciare una buona impressione. Non avere una chiusura efficace può far perdere l'opportunità di consolidare il messaggio principale. Il cliente dovrebbe essere preparato a fornire una breve dichiarazione finale che riassuma i punti più importanti e ringrazi il giornalista per l'opportunità.

Dopo l'intervista

Il lavoro non finisce con la conclusione dell'intervista. È importante seguire con il giornalista per assicurarsi che l'articolo o il servizio venga pubblicato correttamente e che il messaggio del cliente sia rappresentato in modo accurato.

Monitorare la copertura

Monitorare la copertura mediatica dell'intervista è fondamentale per valutare il successo della stessa. Questo include la lettura dell'articolo o la visione del servizio, oltre alla raccolta di feedback dal pubblico e dai colleghi. Analizzare i risultati aiuta a identificare eventuali aree di miglioramento per le future interviste.

Ringraziare il giornalista

Mostrare apprezzamento per il lavoro del giornalista è una buona pratica che può aiutare a costruire relazioni positive e durature. Inviare un messaggio di ringraziamento dopo l'intervista dimostra professionalità e gratitudine, e può favorire future collaborazioni.

Errori da evitare dopo l'intervista

• Non seguire il giornalista nelle sue attività: mantenere un buon rapporto con il giornalista può anche aprire la porta a future opportunità mediatiche.
• Ignorare il feedback: ignorare il feedback ricevuto dall'intervista può impedire di apprendere dagli errori e di migliorare. È importante ascoltare il feedback e utilizzarlo per affinare le strategie di comunicazione e preparazione per le future interviste.